David Shipley ve Will Schwalbe ile Bir RöportajShipley, editör yardımcısı New York Times Op-Ed sayfası ve Hyperion Books'un baş editörü Schwalbe, Gönder: Ofis ve Ev için Temel E-posta Kılavuzu (Knopf).
David Shipley ve Will Schwalbe ile Bir Röportaj
Shipley, editör yardımcısı New York Times Op-Ed sayfası ve Hyperion Books'un baş editörü Schwalbe, Gönder: Ofis ve Ev için Temel E-posta Kılavuzu (Knopf).
Kitabımızı yayınladığımızdan beri, her türden insan bize gelip, "Bunu vermek için sabırsızlanıyorum. bu..." annelerine, patronlarına veya arkadaşlarına - ama kimse buna ihtiyaçları olduğunu düşünmüyor. kendileri. Birkaç basit yönergenin herkese yardımcı olabileceğini söyleyelim.
• __ Davranışlarınıza dikkat edin.__ Bir selamlama ile başlayın ve "en iyi" veya "saygılar" gibi bir işaretle bitirmeye çalışın. birini gördüğünde sen sokakta bilsen, "7'de benim evimde ol!" diye havlayarak onları içki içmeye davet etmezdin. Aynı ilke e-posta için de geçerli olmalıdır. Yeni birine e-posta gönderirken ne kadar resmi olmanız gerektiğinden emin değilseniz, nezaketten yana olun. "Sevgili Bay Shipley" yazarsam ve o "Hey Will" diye yanıtlarsa, o andan itibaren onun tonunu yansıtabilirim.
• __ Konuya bağlı kalın.__ Mesajlarınıza her zaman net, ilgi çekici bir konu satırı verin ve kısa tutun. "Toplantı yeniden planlandı" veya "gezi güzergahı" iyi konu satırlarıdır; "Bahsetmeyi unuttum" veya "???" değiller. Herhangi bir şey hakkında konuşuyor olabilirsiniz. Ayrıca konu satırınızı gerektiği gibi güncellemelisiniz. Akşam yemeği için birine teşekkür etmek istiyorsanız, "Re: re: re: re: re: re: re: Hangi restoran?" artık uygun değil. Ekler de her zaman açıkça etiketlenmelidir (önce izin istemedikçe bir megabaytın altında). Gizemli bir dosyayla birlikte "Bunu hemen görmeni istiyorum" diyen bir mesaj almak çok can sıkıcı. Yeni erkek arkadaşının resmi mi yoksa mahkeme celbi mi?
• __ Görünümleri sürdürün.__ Morticia Addams gibi giyinmiyorsanız, gotik yazı tipini atlayın. Times New Roman veya Arial'e bağlı kalın—siyah, renksiz veya arka plan duvar kağıdı desenleri yok, lütfen. Mesajların sonuna otomatik olarak eklenen imza, gerekli iletişim bilgilerini içermelidir. "Bunu bana faksla" veya "beni ara" diyen, ancak numara içermeyen e-postalar gönderen kişiler için ayrılmış özel bir cehennem çemberi vardır. Elde taşınır bir cihazdan çalışıyorsanız, bu gerçeği de açıklığa kavuşturun. Şu anki favorimiz "Bir BlackBerry'den gönderildi—lütfen kısalık ve yazım yanlışlarını mazur görün."
• __ Gönderen dikkat.__ Grup e-postaları söz konusu olduğunda, nasıl yanıt verileceğini belirtmek gönderenin sorumluluğundadır. 20 kişiye soruyorsanız: "Öğle yemeği için hindi mi yoksa bolognalı sandviç mi istersiniz?" "Lütfen sadece bana cevap ver" ifadesini eklemek herkesi can sıkıntısından kurtaracak. Ve yanlışlıkla "hepsine cevap ver"e sadece en titiz ofis arkadaşınız için yapılmış kötü bir yorumla basarsanız, masanızdan kalkıp şahsen özür dilemeye başlasanız iyi olur. E-posta başını belaya sokabilir ama seni bundan kurtaramaz.
Ayrıca bakınız
David Shipley ve Will Schwalbe: Bir E-posta Gaffı Nasıl Önlenir
Taziye Mektubu Nasıl Yazılır
İçeriden Öğrenenlerin Kılavuzu: Şikayet Mektubu Nasıl Yazılır