Intervju z Davidom Shipleyjem in Willom SchwalbejemShipley, namestnik urednika New York Times Avtor strani Op-Ed in Schwalbe, glavni urednik Hyperion Books Pošlji: Bistveni vodnik po e -pošti za pisarno in dom (Knopf).
Intervju z Davidom Shipleyjem in Willom Schwalbejem
Shipley, namestnik urednika New York Times Avtor strani Op-Ed in Schwalbe, glavni urednik Hyperion Books Pošlji: Bistveni vodnik po e -pošti za pisarno in dom (Knopf).
Odkar smo izdali knjigo, so k nam prišli različni ljudje in rekli: "Komaj čakam, da dam to... "njihovi materi, šefu ali prijateljem - vendar se zdi, da nihče ne misli, da ga potrebujejo sami. Recimo, da lahko nekaj preprostih smernic pomaga vsakomur.
• __ Pazite na svoje manire .__ Poskusite začeti s pozdravom in končati s prijavo, kot je "najboljši" ali "lep pozdrav". Ko vidite osebo, ste veš, na ulici jih ne bi povabil na pijačo z lajanjem: "Bodi pri moji hiši ob sedmih!" Enako načelo bi moralo veljati za e -pošto. Če niste prepričani, kako formalni morate biti, ko pošljete e -poštno sporočilo nekomu novemu, se zmotite na strani vljudnosti. Če napišem: "Dragi gospod Shipley", on pa odgovori: "Hej, Will," potem lahko zrcalim njegov ton od te točke naprej.
• __ Držite se teme .__ Sporočilu vedno dajte jasno in prepričljivo temo - in naj bo kratka. "Prestavljen sestanek" ali "načrt potovanja" sta dobra tema; "Pozabil omeniti" ali "???" niso. Lahko bi govorili o čem. Po potrebi morate tudi posodobiti vrstico zadeve. Če se želite nekomu zahvaliti za večerjo, "Re: re: re: re: re: re: re: re: re: Katera restavracija?" ni več primerno. Tudi priloge morajo biti jasno označene (in pod enim megabajtom, razen če najprej vprašate za dovoljenje). Zelo moteče je dobiti sporočilo: "Želim, da to takoj vidite", s priloženo skrivnostno datoteko. Je to slika vašega novega fanta ali sodni poziv?
• __ Nadaljujte z nastopi .__ Če se ne oblačite kot Morticia Addams, preskočite gotsko pisavo. Držite se Times New Roman ali Arial - prosim, v črni barvi, brez barv ali vzorcev ozadij. Podpis, ki se samodejno doda na konec sporočil, mora vsebovati vse potrebne podatke za stik. Poseben krog pekla je rezerviran za ljudi, ki pošiljajo e -poštna sporočila z besedami "pošlji mi to po faksu" ali "pokliči me", vendar ne vključujejo številke. Če delate iz ročne naprave, to dejstvo tudi pojasnite. Naš najljubši je "Poslano z BlackBerryja - prosim, oprostite kratkosti in tipkarskim napakam."
• __ Pošiljatelj pazi .__ Pri skupinskih e -poštnih sporočilih je pošiljatelj odgovoren, da navede, kako naj se odzove. Če 20 ljudi vprašate: "Ali želite za kosilo sendvič s puranom ali bologno?" Če dodate "Prosim, odgovorite samo meni", boste vsem prihranili veliko dolgčasa. In če ste pomotoma pritisnili "odgovori vsem" z neprijetnim komentarjem, namenjenim samo vašemu najpriljubljenejšemu pisarniškemu kolegu, raje vstanite od mize in se osebno opravičite. E -pošta vas lahko spravi v težave, vendar vas ne more rešiti.
Poglej tudi
David Shipley in Will Schwalbe: Kako preprečiti e -poštno napako
Kako napisati sožaljeno pismo
Insider's Guide: Kako napisati pritožbo