Rozhovor s Davidom Shipleym a Willom SchwalbeShipley, zástupca redaktora časopisu The New York Times Autormi sú stránka Op-Ed a Schwalbe, šéfredaktor Hyperion Books Odoslať: Základný sprievodca e -mailom pre kanceláriu a domov (Knopf).
Rozhovor s Davidom Shipleym a Willom Schwalbe
Shipley, zástupca redaktora časopisu The New York Times Autormi sú stránka Op-Ed a Schwalbe, šéfredaktor Hyperion Books Odoslať: Základný sprievodca e -mailom pre kanceláriu a domov (Knopf).
Odkedy sme vydali našu knihu, chodili za nami všemožní ľudia a hovorili: „Nemôžem sa dočkať, až dám toto... “ich matka alebo šéf alebo priatelia - ale nikto si nemyslí, že to potrebuje seba. Povedzme, že niekoľko jednoduchých rád môže pomôcť každému.
• __ Dávajte pozor na svoje správanie .__ Skúste začať pozdravom a skončiť odhlásením ako „najlepšie“ alebo „s pozdravom“. Keď vidíte osobu, ktorú ste vedz na ulici, nepozval by si ich na drink štekotom: „Buď o siedmom v mojom dome!“ Rovnaký princíp by mal platiť aj pre e -maily. Ak si nie ste istí, aké formálne máte byť pri odosielaní e -mailov niekomu novému, mýlite sa na strane zdvorilosti. Ak napíšem: „Vážený pán Shipley,“ a on odpovie: „Hej, Will,“ potom môžem od tohto bodu zrkadliť jeho tón.
• __ Držte sa predmetu .__ Vždy dávajte svojim správam jasný a pútavý predmet - a nechajte ich krátke. „Predbežne naplánované stretnutie“ alebo „itinerár cesty“ sú dobrými témami; „Zabudli ste spomenúť“ alebo „???“ niesu. Môžete hovoriť o čomkoľvek. Podľa potreby by ste mali aktualizovať aj svoj predmet. Ak chcete niekomu poďakovať za večeru, „Re: re: re: re: re: re: re: re: re: What restaurant?“ už nie je vhodné. Prílohy by mali byť vždy tiež jasne označené (a pod jedným megabajtom, pokiaľ najskôr nepožiadate o povolenie). Je veľmi nepríjemné dostať správu s nápisom „Chcem, aby si to ihneď videl“ s priloženým záhadným spisom. Je to fotka vášho nového priateľa alebo predvolanie?
• __ Pokračujte v vystupovaní .__ Pokiaľ sa neobliekate ako Morticia Addams, preskočte gotické písmo. Držte sa Times New Roman alebo Arial - v čiernej farbe, bez farieb alebo vzorov pozadia tapety, prosím. Podpis, ktorý sa automaticky pridá na koniec správ, by mal obsahovať všetky potrebné kontaktné informácie. Pre ľudí, ktorí odosielajú e -maily so slovami „odošlite mi to faxom“ alebo „zavolajte mi“, ale neuvádzajú číslo, je vyhradený špeciálny kruh pekla. Ak pracujete z ručného zariadenia, objasnite mu to tiež. Našim aktuálnym favoritom je „Odoslané z BlackBerry - ospravedlňte prosím neistotu a preklepy“.
• __ Odosielateľ pozor .__ Pokiaľ ide o skupinové e -maily, je na odosielateľovi, aby uviedol, ako má odpovedať. Ak sa pýtate 20 ľudí: „Chcete na obedňajší obed morčací alebo bolonský sendvič?“ pridanie „Odpovedzte prosím iba mne“ ušetrí každému veľa nudy. A ak omylom kliknete na „odpoveď všetkým“ škaredým komentárom určeným iba pre vášho najchytrejšieho kamaráta z kancelárie, radšej vstaňte od svojho stolu a začnite sa ospravedlňovať osobne. E -mail vás môže dostať do problémov, ale nemôže vás z neho dostať.
Pozri tiež
David Shipley a Will Schwalbe: Ako zabrániť e -mailovej chybe
Ako napísať sústrasť
Príručka zasvätených osôb: Ako napísať sťažnosť