Guia para insiders: como evitar uma gafe por e-mail

Uma entrevista com David Shipley e Will Schwalbe

Shipley e Schwalbe são os autores deEnviar: Por que as pessoas enviam e-mails tão mal e como você pode fazer isso melhor * (Knopf). *

Os assistentes do Google criaram recentemente uma nova função que permite aos usuários do Gmail "cancelar" o envio de e-mails - se clicarem em um botão em cinco segundos. Como esse é um grande if, provavelmente é melhor adotar alguns hábitos que evitarão esses e-mails lamentáveis ​​em primeiro lugar.

• Considere o seu carma. De alguma forma, quanto mais maldoso e sarcástico o e-mail, maior a probabilidade de você errar. (Você já recebeu acidentalmente uma mensagem sobre como você é maravilhoso?) A melhor solução é não escrever mensagens desagradáveis ​​em primeiro lugar, mas se você não consegue evitar, considere construir alguma proteção medidas. O botão "responder a todos" e a função de preenchimento automático (que completa os endereços depois que você digitou um poucas letras) pode ser seu pior inimigo, mas felizmente, eles também podem ser desligados em muitos e-mails programas. Outra dica: ao encaminhar uma mensagem, sempre role até o fim para ter certeza de que não está compartilhando algo que pode te colocar em apuros.

• Acalmar. Se você estiver tentado a enviar uma mensagem de raiva, ferida ou de outra forma emocional - embora justificada - componha-a em um documento de processamento de texto para reduzir a chance de você clicar em "enviar" antes de realmente pensar nas coisas Através dos. Se algumas horas ou dias se passarem e você ainda quiser enviá-lo, primeiro envie por e-mail para você mesmo. Você pode se surpreender ao descobrir como é preocupante ler sua mensagem no formulário de e-mail.

• Cuidado com o tom. Sarcasmo em um e-mail raramente é transmitido. E não pense que os emoticons vão ajudá-lo aqui: "Nossa, que gravata feia você está usando hoje;)" não é melhor do que a versão inexpressiva - na verdade, é ainda pior. Também é bom ficar longe de respostas monossilábicas, que podem ser terrivelmente desanimadoras. Pense em como você se sentiria se enviasse à sua chefe um e-mail sincero, com uma página inteira, detalhando um projeto pelo qual está animado, e ela respondesse: "Claro". Não faça isso com os outros.

• __Aumente o volume .__ O e-mail tende a embotar todos os sentimentos: "Ótimo" aparece como "bom", "bom" como "ótimo" e "ótimo" como quase trágico. Por esse motivo, use um ponto de exclamação, mesmo se você normalmente não for desse tipo. Isso aumenta o tom um pouco. Considere aquele e-mail hipotético que você enviou ao seu chefe; se ela escrevesse de volta, "Claro!" seria um jogo totalmente diferente. (Não há necessidade de exagerar com vários pontos de exclamação, no entanto.)

• __Desculpe-se da maneira certa .__ Se você conseguir enviar um e-mail insultuoso para alguém, prepare-se para se humilhar - e não apenas por e-mail. Embora você possa iniciar um pedido de desculpas dessa forma, é importante fazer o acompanhamento pessoalmente (ou, pelo menos, por telefone). Se for uma situação de "responder a todos", deixe-a decidir se deseja que você transmita suas desculpas a todos. Às vezes, isso apenas chama mais atenção para a situação, então deixe isso para a parte lesada - é o mínimo que você pode fazer.

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