Insiders' Guide: Hoe u uw e-mail kunt beheren

Een interview met Donna Smallin

Smallin is een organisatie-expert en auteur van: The One-Minute Cleaner* (Storey Publishing).*

Iemand die worstelt met een berg post vertellen dat hij het gewoon moet openen, is ongeveer net zo effectief als een kind met adhd vertellen om "Gedraag je gewoon." Gelukkig zijn er strategieën om de goede dingen efficiënt van de rommel te scheiden en alles binnen te houden volgorde.

• __ Vermijd ophopingen. __ Als je met een stapel post door de deur loopt, maak er dan een gewoonte van om er meteen doorheen te gaan in plaats van hem op het aanrecht te stapelen. Het duurt ongeveer drie minuten en het is veel gemakkelijker om het dagelijks bij te houden dan om in het weekend bij te praten.

• __ Weggooien.__ Open uw post naast een grote prullenbak en gooi alle rommel, enveloppen en ongewenste catalogi weg. Stop alles met een rekeningnummer en naam erop door een papiervernietiger - de mogelijkheid van identiteitsdiefstal betekent dat iedereen er tegenwoordig een zou moeten hebben. Voor $ 50 kun je een goed model krijgen dat zes of zeven stukjes papier tegelijk nodig heeft en documenten doorsnijdt (in plaats van ze in lange stroken te snijden).

• __ Geef alles een thuis.__ Zorg voor een dropzone, zoals een mand of tijdschriftenhouder, voor catalogi die je wilt bewaren, maar bewaar alleen de meest recente nummers. Elke keer dat u er een toevoegt, verwijdert u de oudere versie, zodat het geen onhandelbare stapel wordt. Houd tijdschriften netjes gestapeld waar u het meeste leest. En heb je een achterstand van meer dan drie maanden, gooi ze dan weg en besteed meer tijd aan het lezen van de volgende batch.

• __ Slim opslaan. __ Voor rekeningen en papierwerk die afgehandeld moeten worden, is een kleine verticale map met gelabelde mappen of een ordner met specifieke verdelers de beste vorm van opslag. Als je ze plat op een tafel legt, worden ze gewoon begraven. Of stap over op online afschriften en betalingsherinneringen. We hebben de neiging om veel te veel papier bij te houden, en tenzij je iets nodig hebt voor belastingdoeleinden, heeft een papieren dossier echt geen zin.

• __ Trek de grens. __ Profiteer van de gratis diensten die de ongewenste e-mail die uw mailbox vastloopt, verminderen. Registreer u bij de Direct Marketing Association (DMA) Mail Preference Service op dmachoice.org/MPS om van de DMA-ledenlijsten af ​​te komen. Om vooraf gescreende krediet- en verzekeringsaanbiedingen te vermijden, gaat u naar optoutprescreen.com of belt u 888-5-OPTOUT. Ga voor catalogi naar catalogchoice.org en voer degene in die u niet wilt ontvangen.

Zie ook

• Insiders' Guide: Hoe u uw huisfeestklaar kunt maken

• Hoe organiseer je het geven van geschenken?

• Hoe u uw accessoires kunt ordenen