Entretien avec David Shipley et Will SchwalbeShipley et Schwalbe sont les auteurs deEnvoyer: Pourquoi les gens envoient des e-mails si mal et comment vous pouvez le faire mieux* (Knopf).*
Entretien avec David Shipley et Will Schwalbe
Shipley et Schwalbe sont les auteurs deEnvoyer: Pourquoi les gens envoient des e-mails si mal et comment vous pouvez le faire mieux* (Knopf).*
Les assistants de Google ont récemment créé une nouvelle fonction qui permet aux utilisateurs de Gmail de "désenvoyer" des e-mails, s'ils cliquent sur un bouton dans les cinq secondes. Comme il s'agit d'un grand si, vous feriez probablement mieux d'adopter quelques habitudes qui empêcheront ces e-mails regrettables en premier lieu.
• Considérez votre karma. D'une manière ou d'une autre, plus l'e-mail est méchant et sarcastique, plus vous avez de chances de vous tromper. (Avez-vous déjà reçu accidentellement un message indiquant à quel point vous êtes merveilleux ?) La meilleure solution est de ne pas écrire messages désagréables en premier lieu, mais si vous ne pouvez pas vous en empêcher, envisagez de créer des les mesures. Le bouton « répondre à tous » et la fonction de remplissage automatique (qui complète les adresses une fois que vous avez saisi un quelques lettres) peuvent être votre pire ennemi, mais heureusement, ils peuvent également être désactivés dans de nombreux e-mails programmes. Autre conseil: lorsque vous transférez un message, faites toujours défiler jusqu'en bas pour vous assurer que vous ne partagez pas quelque chose qui pourrait vous causer des ennuis.
• Se calmer. Si vous êtes tenté de lancer un message de colère, de blessure ou d'émotion, aussi justifié soit-il, composez-le de manière document de traitement de texte pour réduire le risque que vous appuyiez sur « envoyer » avant d'avoir vraiment réfléchi aux choses par. Si quelques heures ou quelques jours se sont écoulés et que vous souhaitez toujours l'envoyer, envoyez-le d'abord par e-mail. Vous pourriez être surpris de découvrir à quel point il est dégrisant de lire votre message sous forme de courrier électronique.
• Surveillez votre ton. Le sarcasme dans un e-mail se rencontre si rarement. Et ne pensez pas que les émoticônes vont vous aider ici: "Oh, c'est une cravate moche que vous portez aujourd'hui ;)" n'est pas mieux que la version impassible - en fait, c'est encore pire. Il est également bon de rester à l'écart des réponses en un seul mot, qui peuvent être terriblement dégonflantes. Pensez simplement à ce que vous ressentiriez si vous envoyiez à votre patron un e-mail sincère d'une page détaillant un projet qui vous passionne, et elle vous a répondu: "Bien sûr". Ne fais pas ça aux autres.
• __Montez le volume.__Les e-mails ont tendance à ternir tous les sentiments: « Excellent » apparaît comme « bon », « bon » comme « bien » et « bien » comme presque tragique. Pour cette raison, utilisez un point d'exclamation, même si vous n'êtes généralement pas du genre. Il monte le ton d'un cran. Considérez cet e-mail hypothétique que vous avez envoyé à votre patron; si elle a répondu, "Bien sûr!" ce serait un tout autre jeu de balle. (Pas besoin d'aller trop loin avec plusieurs points d'exclamation, cependant.)
• __Excusez-vous de la bonne façon.__Si vous parvenez à envoyer à quelqu'un un e-mail insultant, préparez-vous à ramper, et pas seulement par e-mail. Bien que vous puissiez présenter des excuses de cette façon, il est important de faire un suivi en personne (ou à tout le moins, au téléphone). S'il s'agit d'une situation « répondez à tous », laissez-la décider si elle souhaite que vous diffusiez vos excuses à tout le monde. Parfois, cela ne fait qu'attirer l'attention sur la situation, alors laissez le soin à la partie lésée, c'est le moins que vous puissiez faire.
Voir également
Guide des initiés: comment rédiger un e-mail parfait
Comment rédiger une lettre de réclamation