Haastattelu David Shipleyn ja Will Schwalben kanssaShipley, varatoimittaja The New York Times Op-Ed-sivu ja Schwalbe, Hyperion Booksin päätoimittaja, ovat kirjoittajia Lähetä: olennainen opas sähköpostiin toimistoon ja kotiin (Knopf).
Haastattelu David Shipleyn ja Will Schwalben kanssa
Shipley, varatoimittaja The New York Times Op-Ed-sivu ja Schwalbe, Hyperion Booksin päätoimittaja, ovat kirjoittajia Lähetä: olennainen opas sähköpostiin toimistoon ja kotiin (Knopf).
Kirjamme julkaisemisen jälkeen kaikenlaisia ihmisiä tuli luoksemme ja sanoi: "En malta odottaa, että annan tämä... "heidän äitinsä, pomonsa tai ystävänsä - mutta kukaan ei näytä luulevan heidän tarvitsevan sitä itse. Sanotaan vain, että muutama yksinkertainen ohje voi auttaa ketään.
• __ Muista käyttäytymistapasi .__ Yritä aloittaa tervehdyksellä ja lopettaa allekirjoitus, kuten "paras" tai "terveisin". Kun näet henkilön sinä Tiedät kadulla, et kutsuisi heitä juomaan haukkumalla: "Ole kotonani klo 7!" Samaa periaatetta pitäisi soveltaa myös sähköpostin suhteen. Jos et ole varma, kuinka muodollinen olla, kun lähetät sähköpostia jollekin uudelle, erehdy kohteliaisuuden puolella. Jos kirjoitan "Hyvä herra Shipley" ja hän vastaa: "Hei, Will", voin sitten peilata hänen sävyään tästä eteenpäin.
• __ Pysy aiheessa .__ Anna viesteillesi aina selkeä ja vakuuttava aihe ja pidä se lyhyenä. "Kokousten uudelleenjärjestely" tai "matkareitti" ovat hyviä aiheita; "Unohtu mainita" tai "???" eivät ole. Voisit puhua mistä tahansa. Sinun tulee myös päivittää aiherivi tarvittaessa. Jos haluat kiittää jotakuta illallisesta, "Re: re: re: re: re: re: re: re: Mikä ravintola?" ei ole enää sopivaa. Liitteet tulee aina merkitä selkeästi (ja alle yhden megatavun, ellet kysy ensin lupaa). On erittäin ärsyttävää saada viesti, jossa sanotaan: "Haluan sinun näkevän tämän heti", johon on liitetty mysteeritiedosto. Onko se kuva uudesta poikaystävästäsi tai kutsusta?
• __ Jatka esiintymistä .__ Ellet pukeudu kuten Morticia Addams, ohita goottilainen fontti. Pidä kiinni Times New Romanista tai Arialista - mustana, ei värejä tai taustakuvia, kiitos. Viestien loppuun automaattisesti lisättävän allekirjoituksen tulee sisältää kaikki tarvittavat yhteystiedot. On olemassa erityinen helvetin piiri ihmisille, jotka lähettävät sähköpostiviestejä sanomalla "faksaa minulle" tai "soita minulle", mutta eivät sisällä numeroa. Jos työskentelet kädessä pidettävästä laitteesta, tee se myös selväksi. Tämänhetkinen suosikkimme on "Lähetetty BlackBerrystä - anteeksi terseness ja kirjoitusvirheet".
• __ Lähettäjä varo .__ Ryhmäsähköpostien osalta lähettäjän vastuulla on ilmoittaa, miten vastata. Jos kysyt 20 henkilöltä: "Haluatko kalkkunan tai bolognan voileivän lounaskokoukseen?" lisäämällä "Ole hyvä ja vastaa vain minulle" säästää paljon ikävystymistä. Ja jos vahingossa napsautat "vastaus kaikille" ilkeällä kommentilla, joka on tarkoitettu vain kiusallisimmalle toimistokaverillesi, sinun on parempi nousta pöydältäsi ja alkaa pyytää anteeksi henkilökohtaisesti. Sähköposti voi saada sinut vaikeuksiin, mutta se ei voi saada sitä pois.
Katso myös
David Shipley ja Will Schwalbe: Kuinka estää sähköpostihäiriö
Kuinka kirjoittaa surunvalittelukirje
Sisäpiirin opas: Valituskirjeen kirjoittaminen